Operationsplanung und Operationsmanagement

Zusammenfassung

Damit der Operationsbereich einer Klinik effektiv arbeiten kann, müssen auf unterschiedlichen Organisationsebenen dafür erforderliche Vorraussetzungen bestehen. Die Struktur des Operationsbereichs muss die geforderte OP-Kapazität räumlich und personell aufweisen. Vor- und nachgeordnete Funktionsbereiche müssen in ihrer Kapazität darauf abgestimmt sein. Die Steuerung des OP-Bereichs soll auf der Basis einer allgemein gültigen und anerkannten Geschäftsordnung erfolgen. Das OP-Management kann die darin enthaltenen Regelungen nur umsetzen, wenn ihm die dafür erforderlichen Leitungskompetenzen übertragen werden. Ein hohes Maß an sozialer Kompetenz ist erforderlich um die unterschiedlichen Berufsgruppen in ihrem Handeln zu koordinieren. Vorraussetzung dafür ist die rechtzeitige Verfügbarkeit von allen steuerungsrelevanten Informationen, die nur durch den Einsatz einer leistungsfähigen Informationstechnologie geleistet werden kann. Die OP-Planung erfolgt als OP-Vorplanung, um den elektiven Patientenstrom der vorgegebenen OP-Kapazität anzupassen. Zur konkreten OP-Planung müssen alle ablaufrelevanten Daten verfügbar sein, um einen effizienten Tagesablauf vorbereiten zu können. Der vom OP-Management bestätigte OP-Plan stellt eine Handlungsverpflichtung für alle Beteiligten im OP dar. Die Steuerung des OP-Ablaufs muss die jeweils klinikspezifischen Parameter des OP-Spektrums berücksichtigen. Frühzeitiger OP-Beginn, rechtzeitiger Informationsfluss, Standardisierung von Abläufen, konsequente Vermeidung von Wartezeiten und eine adäquate Raumnutzung mit effektivem Personaleinsatz, möglichst hohe Ablauftransparenz und festgelegte Abläufe zur Integration von ungeplanten Eingriffen sind wesentliche Elemente für einen reibungslosen OP-Betrieb. Das OP-Controlling soll regelmäßig und zeitnah Kennzahlen zur Kapazitätsauslastung, OP-Planstabilität und Ablaufeffektivität erstellen und so die Basis für eine ständige Verbesserung bieten. Die erforderlichen Schritte sollten in einer regelmäßig tagenden OP-Konferenz festgelegt und überprüft werden. Betriebswirtschaftliche Organisationsformen zur Verbesserung der Funktionalität des OP-Bereichs sind im Entstehen und werden in den nächsten Jahren auch im OP-Bereich Einzug halten.

Abstract

For effective work flow of the operation theatres (OR) of a hospital, different requirements of different levels of organisation in a hospital have to be met. The structure of the operation area has to meet the requirements regarding space and staffs. Pre- and post surgery spheres of the OR have to be adjusted the surgical capacity. The management of the OR has to be adapted to generally accepted and announced rules. The OR-management is only able to be successful in realizing these rules, if they have got the necessary power of being in charge. A high level of social competence is required in order to coordinate the work flows of the varying professions in the OR. The minimal prerequisites are the punctual availability of all information necessary to informed decision-making, which is only possible by making use of efficient modern information technology (IT). Planning the following surgical procedures requires an appointment scheduling, otherwise it is impossible to adjust the expected flow rate of patients to the real efficiency. The definite OR-planning has to contain all relevant information in order to arrange an efficient daily plan. The OR schedule confirmed by the OR-management has to be a commitment for all staffs in the operation complex. Direct control of the surgical procedures has to take into consideration the specifications of the own clinical tasks. Early start of surgical procedures, information in time, standardisation of the procedures, avoiding of latency at any rate and an effective utilisation of the OR-theatres with efficient employment of staffs, a high degree of transparency and goal-directed changes of the schedule with incorporation of emergencies are the basic essentials of a frictionless workflow in the OR. The controlling has to document and present reports about average utilisation of the ORs, about firmness of the schedules and efficiency of the procedures in a regular and contemporary base in order to create the platform for permanent improvement. A working group should discuss, decide and implement but also check necessary changes periodically. Management skills for improvement of the functionality of the OR-complex emerge and will be realized within the next years.

Schlüsselwörter

Operationsplanung - OP-Koordination - OP-Management - Effizienz

Key words

OR-planning - OR management - operating room efficiency - workflow

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