Wissensflut und Methodenvielfalt im Arbeitsalltag: Implementierung eines WiKi-Wissensmanagements im Gesundheitsamt Köln

Hintergrund Die Aufgaben des öffentlichen Gesundheitsdienstes (ÖGD) sind vielfältig und sehr umfassend. Aktuelle Herausforderungen, die aus verschiedenen gesellschaftlichen und infektiologischen Einflüssen resultieren, müssen neben den bereits sehr umfassenden Pflichtaufgaben des ÖGDs, zuverlässig bewältigt werden. Ein Beispiel für diese Potenzierung des Arbeitsaufkommens im ÖGD zeigt sich gegenwärtig im Zusammenhang der Corona Pandemie. Ihre punktuelle Überschneidung mit der Ausbreitung der Affenpocken (Monkeypox, MPX), die dauernde Krise der Geflüchteten, bestätigen die Notwendigkeit des Aufrechterhaltens der Strukturen des Krisenmanagements in der Zukunft.

Der ÖGD muss flexibel, schnell und zuverlässig auf diese äußeren Einflüsse reagieren können.

Die sich ständig verändernden rechtlichen Rahmenbedingungen im Verlauf des pandemischen Geschehens und der für die Aufgabenerledigung notwendige Input aus wissenschaftlichen Erkenntnissen beeinflussten in bisher nicht bekannter Dynamik die konkreten Arbeitsprozesse innerhalb der Gesundheitsämter.

Im Rahmen der Corona Pandemie verzeichnete das Kölner Gesundheitsamt innerhalb weniger Monate einen Mitarbeiter-Zuwachs durch Akquirierung von Unterstützungspersonal (Ärzte, Studierende und Helfer) um das 5-fache, in der Abteilung der Umwelt- und Infektionshygiene stieg die Anzahl der mitarbeitenden Personen um das 23-fache.

Diese Mitarbeitenden mussten systematisch geschult werden und die rasanten inhaltlichen und prozesshaften Änderungen mussten zuverlässig kommuniziert werden. Dafür wurde ein auf Mediawiki basierendes Corona Wiki für die Abteilung Infektions- und Umwelthygiene bereits 2020 implementiert.

Methode In diesem Beitrag wird die Implementierung eines Corona-Wikipedia-Systems als Kommunikations- und von den Mitarbeitenden akzeptiertes und genutztes Arbeitsmittel beschrieben und evaluiert

In dieser Wissensdatenbank wurden organisatorische Themen aus den Bereichen Personalverwaltung, Organigramme, Arbeitsabläufe (SOP’s) und Hintergrundwissen hinterlegt und fortlaufend angepasst.

Ergebnisse Ende 2020 wurde das Wikipedia (Wiki) für das Corona Team des Gesundheitsamtes Köln mit ca. 1500 Personen implementiert. Aus jedem spezialisierten Unterbereich wurden engagierte Beauftragte für das Wiki-System gewählt. Diese wurden geschult und engmaschig mehrere Wochen begleitet. Es fanden wöchentlich digitale Workshops mit den Wiki-Beauftragten statt, in denen eine Methodenvielfalt entwickelt wurde. Die besondere Herausforderung bestand in der lebendigen und aktiven Nutzung durch die Mitarbeitenden. Schnell wurde das Wiki als tägliche Arbeitsgrundlage in den Alltag der Mitarbeitenden implementiert. Hier erreichen einzelne Wiki-Seiten über 85.000 Aufrufe.

Fazit Durch die Einführung des Wiki für das Corona Personal ist eine Plattform entstanden, welche täglich aktualisiert wird. Die Mitarbeitenden verwalten nicht nur selbständig das arbeitsbezogene Wissen, sondern erweitern es aktiv. Alle Arbeitsanleitungen existieren ausschließlich als aktuelle Anleitung auf der Wiki Plattform. Das ist sowohl effizient, wie auch nachhaltig. Schulungen und tägliche Teambriefings sind in verschiedenen Formaten, als Videos, Dokumente und Zeichnungen für die Mitarbeitenden zur jeder Zeit verfügbar. Der Wissenstransfer ist immer aktuell und nach jeglichem Intervall in Bezug auf den Arbeitseinsatz aufgrund von Teilzeit, Erkrankung oder Urlaub, gewährleistet.

Das Wiki-System wird von allen Mitarbeitenden als Arbeitsgrundlage im Corona Team akzeptiert und als Arbeitsplattform genutzt. Der demografische Wandel im ÖGD, die Digitalisierung und die sich wandelnde Arbeitswelt erfordern die Ausweitung dieser Methode auf das gesamte Gesundheitsamt Köln. Auf Basis der gemachten Erfahrungen wird seit Anfang 2022 das System des Corona-Wikis auf alle Abteilungen des Gesundheitsamtes Köln übertragen.

 

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Publikationsverlauf

Artikel online veröffentlicht:
08. März 2023