Expense for Clinical Documentation of Inpatients: Extent and Hierarchal Differences for the Example of a Gynaecological Department in Switzerland

Abstract

Introduction: The majority of physicians consider administrative tasks to be a burden. The present questionnaire is intended to clarify the expense of time for documentation tasks in the treatment of inpatients in a gynaecological department of a Swiss hospital and to what extent differences occur between senior physicians and junior physicians. Materials and Methods: For three weeks physicians in the gynaecological department of a central Swiss hospital documented minute for minute predefined tasks during their duty periods. A questionnaire in tabular form served as survey instrument for this working time analysis. The minute for minute details for the individual participants were summed for each clinical task listed in the questionnaire in order to subsequently calculate the amounts of time spent for the respective task categories and to subject them to a subgroup analysis. Results: The participation rate of the physicians amounted to 87 %. 287 questionnaires were included in the evaluation. According to the responses, 25 % of the clinical working time for inpatients was used for documentation of clinical tasks. The subgroup analysis revealed a higher proportion for assistant physicians (30 %) than for senior physicians (18 %). Discussion: The present working time analysis reveals an unfavourable ratio between surgical and administrative tasks between junior and senior physicians. In addition there is a danger that the true burden for junior physicians is underestimated by their superiors due to hierarchal differences.

Zusammenfassung

Einleitung: Die Mehrheit der Ärzte nimmt administrative Tätigkeiten im Krankenhaus als Belastung wahr. Die vorliegende Befragung sollte klären, welchen Anteil Dokumentationsaufgaben bei der Behandlung stationärer Patienten einer Frauenklinik in der Schweiz einnehmen und in welchem Ausmaß dabei Unterschiede zwischen Ober- und Assistenzärzten auftreten. Material und Methodik: Ärzte der Frauenklinik eines Zentrumspitals in der Schweiz dokumentierten 3 Wochen lang minutengenau vorab definierte Tätigkeiten während ihrer Schichten. Als Erhebungsinstrument der Arbeitszeitanalyse diente ein Fragebogen in Tabellenform. Die Minutenangaben der einzelnen Befragten wurden für jede der auf dem Fragebogen angegebenen ärztlichen Tätigkeiten addiert, um danach die Anteile der jeweiligen Tätigkeitskategorien zu berechnen und einer Subgruppenanalyse zu unterziehen. Ergebnisse: Die Beteiligungsquote der Ärzte betrug 87 %. In die Auswertung gingen 287 Fragebögen ein. Den Angaben zufolge dienten 25 % der ärztlichen Arbeitszeit für stationäre Patienten der Dokumentation von klinischer Tätigkeit. Die Subgruppenanalyse ergab diesbez. für Assistenzärzte (30 %) einen höheren Anteil als für Oberärzte (18 %). Diskussion: Die vorliegende Arbeitszeitanalyse zeigt ein ungünstiges Verhältnis von operativen und administrativen Tätigkeiten für Assistenz- und Oberärzte. Zudem besteht die Gefahr, dass aufgrund von Hierarchieunterschieden die wahre Belastung der Assistenzärzte durch deren Vorgesetzte unterschätzt wird.

Key words

documentation - administration - time study - hospital

Schlüsselwörter

Dokumentation - Administration - Arbeitszeitanalyse - Krankenhaus

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